ich habe mittlerweile eine sehr große Anzahl an Schülern in meiner Datenbank. Zu Schuljahresanfang bemühe ich mich, alle Schüler in den vorherigen Jahren zu finden, aber ab und an lege ich einen Schüler neu an, obwohl ich ihn irgendwann schon mal hatte (und somit schon in der Datenbank vorhanden ist). Mir fällt so etwas in der Geburtstagliste dann irgendwann auf
Kann ich nun diese Datensätze von den identischen Schülern zusammenführen?
ja, es gibt eine versteckte Möglichkeit, solche Schüler zusammen zu führen.
Dabei wird die Schülernummer des "falschen (2.)" Schülers mit der Nummer des "richtigen (1.)" in den Schüler-Bewegungsdaten überschrieben.
Dies funktioniert relativ einfach, setzt aber folgendes Hintergrund-Wissen voraus:
a)
Der Schüler-Stammdatensatz (mit Bild) existiert nur 1 mal und gilt in ALLEN Schuljahren
Bewegungsdaten sind immer getrennt im jeweiligen Schuljahr gespeichert. Dazu gehören:
- Klassen-, Gruppen-Zuweisungen
- Wiedervorlage-Termine
- Fehlzeiten
- Kursbelegungen
- Bemerkungstexte
- Checklisten-Einträge
- Sitzplan
- Noten, Zeugnisnoten, Sonder-Gewichtungen, Noten-Korrektur-Daten
- manuelle Einträge im Schüler-Verlauf (Adressen, Texte, Dokumentenverweise)
b)
Voraussetzung ist, dass nicht beide Schüler im selben Schuljahr vorhanden sind, bzw. dass nicht bei beiden Schülern im selben Schuljahr Bewegungsdaten gespeichert sind.
Sind beide Schüler im selben Schuljahr, muss der richtige (1.) Schüler in diesem Schuljahr zuerst gelöscht werden. Haben Sie bei diesem Schüler bereits Bewegungsdaten erfasst, müssten Sie diese zunächst beim falschen (2.) Schüler nacherfassen, da diese Daten sonst verloren gehen.
Beim Löschen des Schülers erhalten Sie die Auswahl "aus aktuellem Schuljahr" und "komplett" => belassen Sie die Vorbelegung "aus aktuellem Schuljahr" => dies löscht alle Bewegungsdaten aus diesem Schuljahr => der Schüler-Stammdatensatz und die Bewegungsdaten in anderen Schuljahren bleiben erhalten.
c)
Alle Bewegungsdaten des "falschen" Schülers werden durch das Ändern der Schülernummer auf den "richtigen" Schüler übertragen.
Achtung:
Der Schüler-Stammdatensatz des falschen Schülers bleibt erhalten und bekommt die Nummer des richtigen Schüler (da dieser i.d.R. die neueren/aktuelleren Daten enthält)
Der Schüler-Stammdaten des ursprünglich richtigen Schülers wird gelöscht (=> ggf. vorher das Stammblatt des 1. Schülers ausdrucken)
d)
Vorgehensweise:
1. Schulfix-Datensicherung erstellen!
2. Schülernummer des richtigen (1.) Schülers ermitteln
3. Schüler-Stammdaten aufrufen
4. den falschen (2.) Schüler aufrufen
5. Menü "Bearbeiten - Schülernummer ändern"
6. die Nummer aus 2.) eintragen
=> UND JETZT WICHTIG
7. STRG-Taste gedrückt halten und mit der RECHTEN Maustaste auf Schalter "Speichern" drücken.
Jetzt kommt die Meldung, dass die eingetragene Nummer bereits von einem anderen Schüler verwendet wird
=> dieser andere Schüler muss der Schüler aus 2.) sein
Ist dies OK, dann diese Meldung mit "OK" bestätigen = > FERTIG
